Aktualnie w wielu organizacjach publicznych zachodzą widoczne zmiany. Rodzi to nowe potrzeby dostosowania do dynamicznych przemian organizacyjno-prawnych. iBuilder jest kompleksowym rozwiązaniem łączącym wewnętrzną harmonię formalności z dogodnymi ułatwieniami dla interesantów urzędu. Przyjazny i elastyczny charakter systemu pozwala na stopniowe rozszerzanie korzyści przy jednoczesnym dopasowaniu do specyficznych wymagań. Skutkiem funkcjonowania tego nowoczesnego i coraz bardziej popularnego w Polsce rozwiązania jest budowanie pozytywnego wizerunku jednostek administracji publicznej.


Funkcjonalność rozwiązania iBuilder

• iBuilder zapewnia obieg dokumentów i spraw wewnętrznych urzędu (kancelaryjny obieg dokumentów) oraz śledzenie bieżącego statusu - kto aktualnie pracuje nad sprawą lub dokumentem, a także jaka była historia jego przekazywania. Oprócz tego automatyzuje proces skanowania , pełni funkcję książki dokumentów przychodzących oraz archiwum. Dzięki temu administrowanie odbywa się w sposób płynny i bezproblemowy
• iBuilder umożliwia stworzenie oficjalnego portalu miejskiego, który jest kompleksową platformą informacyjną, zawierającą aktualne informacje z zakresu życia miasta, sportu, edukacji, kultury, lokalnej przedsiębiorczości, rozrywki czy rekreacji.
• Usprawnienie interakcji urzędu z obywatelami miasta poprzez szybką i płynną komunikację (przeniesienie do Internetu ważnych informacji, które dotychczas były publikowane w formie papierowego biuletynu lub obwieszczeń).
• Zwiększona dostępność informacji, która jest dostępna z dowolnego miejsca na świecie (również przy użyciu urządzeń mobilnych).
• Poprzez udostępnione on-line formularze można złożyć wniosek, wypełnić podanie a nawet sprawdzać aktualny status sprawy bez konieczności wizytowania urzędu. Przejrzysty opis krok po kroku gwarantuje obywatelom osczędność czasu oraz buduje zaufanie do instytucji publicznych.
• iBuilder dostosowany jest do korzystania z portalu przez osoby niedowidzące.
• Przyspieszenie realizacji procedur poprzez użycie kwalifikowanych i niekwalifikowanych podpisów elektronicznych.
• Tworzenie elektronicznych szablonów postępowania i obiegu zgłoszonej sprawy (skutkiem tego jest znaczne obniżenie kosztów realizacji oraz wzrost wydajności pracy urzędników).
• Rozwiązanie iBuilder zawiera narzędzia umożliwiające efektywną komunikację z radnymi oraz pracę grupową, np. pokoje projektowe, dzięki którym radni mają możliwość ustalania praw do wątków i narzędzi wspólnej pracy nad dokumentami i innymi informacjami (projektami), co znacznie ogranicza liczbę przesyłanych e-maili i usprawnia komunikację, przy jednoczesnym zwiększeniu bezpieczeństwa.
• Zarządzenie zasobami publicznymi - przy pomocy iBuildera nadzorowanie dostępnych zasobów, takich jak telefony komórkowe, komputery osobiste czy flota samochodowa, zostaje skupione w jednym miejscu. Uprawnione osoby mają dostęp do pełnej listy zasobów, ich właścicieli oraz informacji o historii ich rozdzielania. Wydawanie lub przekazywanie zasobów będzie odbywało się z wykorzystaniem automatycznych, wcześniej ustalonych ścieżek przejścia, zatwierdzanych na każdym etapie ich wykonania.
• Używając iBuildera można zarządzać inwentaryzacją zużytych zasobów, a następnie ich sprzedażą za pomocą licytacji. Wybrane zasoby będzie można oferować w ogólnych lub wewnętrznych aukcjach oraz szybko przygotować ofertę i przedstawić warunki transakcji. Dzięki temu proces sprzedaży realizowany jest sprawnie i przejrzyście.

Przykładowe wdrożenia

• Urząd Miasta w Białymstoku