Moduł iBuilder/WorkFlow (Obieg zadań i dokumentów) umożliwia efektywną współpracę poszczególnych grup użytkowników portalu poprzez integrację kanałów wymiany informacji, organizację pracy i wspólną pracę nad dokumentami. To wysokoskalowalne rozwiązanie pozwala na łatwe i elastyczne zaimplementowanie dowolnego procesu obiegu dokumentów – zarówno dla prostego, jak również dla bardzo skomplikowanego i niestandardowego obiegu dokumentów.
System obiegu zadań dokumentów oparty jest rozwiązaniem webowym - interfejs użytkownika to aplikacja internetowa, do której dostęp realizowany jest za pomocą przeglądarki internetowej.
Funkcjonalności wbudowane w ibuildera umożliwiają m.in. wymianę dokumentów, udział w dyskusjach oraz zarządzanie listami zadań w sposób uporządkowany i kontrolowany, a w szczególności:
- Skuteczne zarządzanie procesem zatwierdzania dokumentów, ich gromadzenia oraz nadzorowania
- Sprawny przepływ dokumentów w oparciu o format pliku z zagnieżdżonym podpisem elektronicznym
- Skrócenie czasu dostępu do niezbędnych informacji - tworzenie komplementarnej bazy wiedzy organizacji
- Automatyczne rozdzielanie zadań i informowanie odpowiedzialnych osób - zarządzanie statusami pozwala na szybsze rozpatrywanie spraw, wyświetlanie aktualnego statusu oraz historii dokumentu
- Automatyczne powiadomienia - informowanie pracowników lub osób zgłaszających sprawy o statusie ich realizacji
- Pełna elastyczność i wizualny edytor przepływów dokumentów i przypisywania akcji
- Skalowalne technologie umożliwiające nieograniczony wzrost liczby dokumentów i użytkowników
- Rozbudowane raportowanie o przebiegu dokumentów, czasach realizacji zadań oraz aktywności użytkowników
Funkcjonalności w module iBuilder/WorkFlow (Obieg zadań i dokumentów)
- | Automatyczne powiadamianie wszystkich zainteresowanych osób o zmianach w dokumentacji
- | Integracja kanałów komunikacji - poczta elektroniczna, faks, list
- | Zaawansowany mechanizm wyszukiwania informacji
- | Zarządzanie procesem recenzji, dystrybucji, aktualizacji i archiwizacji dokumentów
- | Nadzór nad obiegiem dokumentów (działania korygujące i zapobiegawcze, przeglądy dla kierownictwa)
- | Elektroniczny wniosek urlopowy
- | Rozliczanie delegacje
- | Wysyłanie i odbieranie faksów
- | Wpuszczanie dokumentów w obieg
- | Ustalanie statusów dla poszczególnych dokumentów
- | Podgląd historii obiegu dokumentów (śledzenie stanu utworzonych dokumentów)
- | Rejestracja korespondencji przychodzącej
- | Dekretacja faktury
- | Obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej
- | Archiwizacja dokumentów
- | Edycja, komentowanie i akceptowanie dokumentów przez wielu użytkowników
- | Historia rewizji (wersji) dokumentów z możliwością porównywania i przywracania dowolnej wersji historycznej
- | Repozytorium dokumentów oraz repozytorium załączników (plików załączanych do dokumentów)
- | Powiadamianie (E-mail, RSS) użytkowników o przypisaniach i zleconych akcjach związanych z dokumentami
- | Mechanizm automatycznych kopii zapasowych
- | Pełnotekstowe przeszukiwanie wszystkich dokumentów które są w obiegu
- | Pełna zarządzalność uprawnieniami i przypisaniami do dokumentów
Dlaczego iBuilder/WorkFlow?
- Opisuje i automatyzuje procesy obejmujące jednocześnie sfery: biznesową i operacyjno-techniczną.
- Łączy procesy w pełni automatyczne z procesami, w których konieczna jest interwencja człowieka.
- Pozwala dowolnie często wprowadzać zmiany w definicjach procesów i testować różne ich warianty przed wprowadzeniem w życie.
- Pozwala definiować procesy biznesowe w sposób jawny, bez konieczności programowania.
- Umożliwia wymianę komunikatów i synchronizację danych pomiędzy systemami dowolnego typu.
- Pozwala uczestniczyć w procesach biznesowych z dowolnego komputera podłączonego do Internetu.
- Zwiększenie sprzedaży – w wyniku automatyzacji procesu generowania ofert dla klientów oraz dzięki skróceniu czasu potrzebnego do przygotowania umowy do podpisania.
- Obniżenie kosztów operacyjnych – dzięki sprawnemu i bezbłędnemu procesowi aktywowania usług.
- Usprawnienie obsługi klientów – dzięki natychmiastowej dostępności informacji ze wszystkich istotnych źródeł.