Kancelaryjny obieg dokumentów przychodzących
Uporządkuj sekretariat! Zrezygnuj z tradycyjnej księgi dokumentów przychodzących i wychodzących, stwórz dla dokumentów papierowych elektroniczne archiwum dokumentów. Przekazuj je do akceptacji do wskazanych osób i komórek organizacyjnych drogą elektroniczną. Dzięki rozbudowanemu repozytorium dokumentów – wyszukuj dokumenty, załączniki, informacje o statusie czy osobie, której dokument dotyczy.
Dokumenty wewnętrzne
Uporządkuj tworzenie i przekazywanie dokumentów wewnętrznych. Wiąż dokumenty wewnętrzne i zewnętrzne w sprawy. Deleguj sekretariatowi wydruki oraz wysyłki kurierskie. Przy pomocy jednej platformy obieg dokumentów w Twojej firmie stanie się szybszy – zapomnij o pękatych segregatorach i biurku zawalonym papierami!
Obieg i rozliczanie faktur zakupowych
Czy zdarzyło Ci się, że otrzymałeś telefon od działu księgowości z prośbą o opisanie faktury? Czy zdarzyło Ci się, że dostawca kiedykolwiek przypomniał się o płatność, a ty nawet nie wiedziałeś czy księgowość odebrała od niego fakturę? Obieg faktur w iBuilder e-Documents sprawi, że wszystkie faktury zakupowe będą znajdowały się w obiegu elektronicznym i bez trudu nie tylko je opiszesz i zaakceptujesz, ale także będziesz wiedział jaki jest ich status. Co więcej, dział finansów będzie musiał jedynie zweryfikować je pod kątem prawnym i księgowym, a rozliczenie i zapisanie w systemie finansowo-księgowym zostanie wykonane automatycznie. Zaoszczędzisz czas i będziesz znacznie lepiej zarządzał swoimi transakcjami!
Tworzenie i obieg umów oraz ofert
Czy za każdym razem jak tworzysz i uzgadniasz ze swoimi współpracownikami umowę lub ofertę, masz problemy z wersjami dokumentu? System obiegu dokumentów sprawia, że każda wersja dokumentu jest zapisywana, toteż można w łatwy sposób mieć ogląd na ewolucję umowy, od pierwszej wersji do wersji finalnej. Właśnie dzięki iBuilder e-Documents, nie tylko wspólnie z klientem lub współpracownikami stworzysz finalną wersję umowy, ale także przekażesz ją do wewnętrznej akceptacji, druku i archiwum. Dzięki temu, po pierwsze, zaoszczędzisz czas na przeglądaniu maili i ustalaniu końcowej wersji dokumentu, zaś po drugie, skrócisz czas weryfikacji i akceptacji umowy, ponieważ Twoi przełożeni będą mogli się z nią zapoznać w dowolnym czasie i miejscu. iBuilder e-Documents jest narzędziem na tyle elastycznym, że po wprowadzeniu odpowiednich danych, można dostosować go do wymagań każdej firmy!
Repozytorium dokumentów i wniosków
Uzyskaj natychmiastowy, bezpieczny dostęp do swoich dokumentów i wniosków. Dzięki zaawansowanemu archiwum dokumentów w sprawny sposób wyszukasz potrzebne Ci informacje, udostępnisz swoje dokumenty innym pracownikom i klientom oraz będziesz miał ogląd na wersje aktualnych dokumentów. Współdziel nie tylko dowolne dane w wersji cyfrowej takie jak np. dokumenty MS Office, ale także matreiały zeskanowane i odpowiednio opisane dokumenty papierowe takie jak umowy, faktury czy wnioski. Dzięki funkcji wyświetlania tego samego pliku w różnych folderach widokowych zawsze możesz sięgnąć do interesującego Cię dokumentu bez konieczności mozolnego wyszukiwania go w systemie. |
|
Obsługa kodów kreskowych
Opisuj (dekretuj) swoje dokumenty automatycznie! Mechanizm skanowania oraz obsługi kodów kreskowych, zaoszczędzi Twój czas! Nie będziesz musiał ręcznie dekretować dokumentów, sprawniej i szybciej wyszukasz dokumenty w archiwum, a Twoja korespondencja z klientami i partnerami będzie bardziej uporządkowana i jednolita. Automatyczny profesjonalizm w każdym aspekcie! |
|
|
Skanowanie i OCR
Oszczędzaj czas i nerwy! Archiwizuj oraz wprowadzaj w obieg dokumenty cyfrowe, jak i tradycyjne dokumenty papierowe. Dzięki iBuilder e-Documents w intuicyjny sposób przetworzysz dokumenty papierowe w cyfrowe, automatycznie odseparujesz od siebie strony i wyeliminujesz puste pliki. Ponadto, dzięki wbudowanemu czytnikowi rozpoznawania obrazu, natychmiast umieścisz je w archiwum (repozytorium) dokumentów i automatycznie opiszesz. Dzięki możliwości integracji z zewnętrznymi systemami (np. klasy ERP) – nie będziesz tracił czasu na przepisywanie danych klientów, numerów kont czy innych już wcześniej wpisanych do systemów informatycznych danych. |
|
Poczta elektroniczna
Automatycznie archiwizuj i wprowadzaj dokumenty do elektronicznego obiegu dokumentów! Także te z poczty elektronicznej. Dzięki temu zaoszczędzisz czas na ręcznym przeklejaniu załączników, uruchamianiu repozytorium i ręcznym dodawaniu emaili z załącznikami, które chcesz przesłać innym osobom. |
|
|
Integracja z MS Office – generowanie dokumentów
Generuj dokumenty jednym kliknięciem myszy! Na podstawie dotychczasowego obiegu danych połączenie iBuildera z MS Office daje możliwość automatycznego tworzenia gotowych dokumentów. Szablony utworzone raz będą już na zawsze dostępne i gotowe do wykorzystania, w chwili kiedy tylko okażą się potrzebne! |
|
Dowolność obiegów i procesów biznesowych - graficzne modelowanie procesów obiegu dokumentów i zadań
Bądź elastyczny! Nie pozwól, by każda zmiana Twojego procesu biznesowego wiązała się dużymi kosztami na rzecz zatrudniania firm IT lub frustracją wynikającą z oczekiwania na wykwalifikowanych pracowników działu informatycznego. Dzięki iBuilder Workflow Designer będziesz w stanie samodzielnie, bez jakiejkolwiek wiedzy informatycznej zmienić i zamodelować dowolny proces biznesowy, obieg faktur, dokumentów czy wniosków. Rozwijaj organizację i zastępuj kolejne tradycyjne procesy biznesowe na procesy elektroniczne! iBuilder pozwala na pełną dowolność w ich kreacji.
Łatwość obsługi i elastyczność pozwoli na przygotowanie np. procesów ISO dokładnie takich, jakie działają w Twojej firmie. |