Prognozowanie i kosztorysowanie

System pozwala na opracowywanie i porównywanie wielu wariantów i scenariuszy prognoz budżetów. Dzięki rozbudowanej funkcji kosztorysowania, można w rzetelny sposób oszacować koszty poszczególnych linii budżetowych, działów lub projektów (np. inwestycyjnych), a także zapotrzebowanie na materiały i zasoby. System wspiera także prognozowanie strony przychodowej i umożliwia wstępne określenie luki finansowej. Na bazie prognoz można przygotować ofertę dla klienta, określić zapotrzebowanie na zasoby czy wreszcie wybrać ostateczną prognozę i na jej podstawie przejść do etapu planowania budżetu.

Szablony i linie budżetowe

System pozwala na korzystanie z wcześniej przygotowanych szablonów budżetów. Szablon określa strukturę linii budżetowych (nadrzędnych i podrzędnych), opisy linii oraz wstępne oszacowanie kosztów. Dzięki możliwości tworzenia szablonów, także w arkuszu kalkulacyjnym MS Excel oraz możliwości ich wczytania do systemu, praca nad powtarzalnymi budżetami inwestycji lub działu jest szybka i bardzo wydajna.

Wielomiarowe i wielofazowe planowanie budżetów

Dzięki wbudowanemu obiegowi zadań (workflow), system pozwala za wieloetapowe planowanie i uszczegóławianie prognoz budżetów, a także tworzenie szczegółowych harmonogramów i definiowanie kamieni milowych. System wspiera wielowymiarowe patrzenie na koszty i przychody, co pozwala na ich podział np. według rodzaju, MPK, projektów, segmentów, regionów itp. Ponadto system umożliwia planowanie i kontrolę wielu miar, co pozwala na sprawne budżetowanie nie tylko wartości, ale także ilości i cen. Dzięki temu z powodzeniem można zarządzać projektami budowlanymi, produkcyjnymi i inwestycyjnymi.

Praca grupowa nad budżetem

System wspiera pracę grupową nad budżetami zapewniając bezpieczeństwo dostępu do danych krytycznych. Dzięki zarządzaniu uprawnieniami dostępu, pracownicy mogą planować części budżetu nie mając dostępu do wszystkich informacji. System pozwala także na podstawie danej linii budżetowej na delegowanie zadań i przypisywanie ich do wybranych pracowników. Możliwość tworzenia wielu wersji budżetów oraz możliwość importu danych z MS Excel, ułatwia pracę nad budżetem, porównywaniem i planowaniem.

Konsolidacja budżetów

Rozbudowane mechanizmy łączenia poszczególnych budżetów cząstkowych w budżety zbiorcze i projekty pozwalają na zarządzanie wszystkimi działami lub przedsięwzięciami w jednym systemie oraz na analizowanie danych od najbardziej ogólnych do najbardziej szczegółowych.

System wspiera konsolidację budżetów, umożliwiając automatyczną agregację danych finansowych, kopiowanie budżetów i aktualizację, tak by zapewnić spójność informacji i ich rzetelność. Dzięki możliwości wiązania z budżetami innych budżetów spółek z grupy kapitałowych, można wiązać wartości linii budżetowych, które dla jednej spółki są kosztem a dla drugiej przychodem.

Planowanie zasobów i materiałów

Na bazie zaplanowanego wartościowo i ilościowo budżetu oraz przygotowanego wcześniej kosztorysu, system pozwala na przygotowanie planu zapotrzebowania na zasoby i materiały potrzebne do realizacji budżetu. Materiały i zasoby takie jak maszyny i ludzie mogą być przypisane do każdej linii budżetowej. W trakcie fazy realizacji budżetu, system generuje i automatycznie (na podstawie RCP i systemów monitoringu maszyn), uzupełnia karty pracy ludzi (tzw. logowanie czasu pracy) oraz maszyn. Pozwala to na bieżącą aktualizację poziomu realizacji budżetów i kontrolę poziomu wykorzystania sprzętu oraz monitoring zużycia materiałów.

Wprowadzanie, obieg dokumentów księgowych i wiązanie ich z budżetami

W fazie realizacji budżetów, system pozwala na bieżące wprowadzanie i gromadzenie umów, dokumentów magazynowych, faktur i płatności oraz ich bieżącą kontrolę w odniesieniu do poszczególnych linii budżetowych. Każda linia budżetowa może zostać powiązana z umową i fakturą kosztową, a także innym dokumentem i zadaniem. Każdy wprowadzony dokument wpływa na wykonanie kwotowe, ilościowe i procentowe poszczególnej linii budżetowej, budżetu i całego projektu lub przedsiębiorstwa, umożliwiając tym samym szczegółową analizę wykonania budżetu, kontrolę kosztów oraz porównywanie z planem.

Przy pełnym, lecz opcjonalnym wykorzystaniu systemu, budżety są automatycznie aktualizowane na podstawie procesów (workflow) weryfikacji i dekretacji umów i faktur, które po zakończonym procesie są automatycznie wiązane z liniami budżetowymi. Wykorzystanie obiegów zadań i dokumentów (workflow) do zasilania budżetów znacząco skraca czas potrzebny na zaktualizowanie danych w budżetach, eliminuje wielokrotne ręczne wprowadzanie tych samych danych, ograniczając jednocześnie ryzyko popełnienia błędów. Dzięki mobilnemu rozwiązaniu do wprowadzania i OCR-owania faktur, dokumenty kosztowe mogą zaktualizować budżety już w kilka minut po ich wprowadzeniu w miejscu ich otrzymania (np. oddziale zamiejscowym, lokalizacji inwestycji lub projektu itp.).

Dzięki wcześniejszemu przejściu każdego dokumentu przez proces (weryfikacja, dekretacja, akceptacja) w systemie dostępna jest także pełna historia każdej umowy czy faktury (kto i kiedy akceptował, historia komentarzy oraz wszystkich zmian, powiązane dokumenty itp.) . Dokumenty te powiązane są odpowiednią linią budżetową, dzięki czemu łatwy sposób można sprawdzić czego dotyczyły.

Kontrola poziomu realizacji budżetów

System na bieżąco i dla każdego budżetu, umożliwia śledzenie stopnia jego realizacji pod kątem podpisanych umów oraz otrzymanych faktur, kontrolę terminów realizacji wynikających z umów i harmonogramów, rejestrację dokumentów czy też analizę wykorzystywanych zasobów i materiałów.

Dzięki wbudowanym raportom odchyleń, system pozwala na analizy porównawcze planów do realizacji według wartości z faktur i z umów, co daje wiedzę na temat stanu wykonania budżetów. Z kolei możliwość porównania stanu realizacji umów do faktur, pozwala na dostęp do informacji na temat stopnia poniesionych kosztów względem tego, co jest zawarte w umowach. Powyższe analizy umożliwiają rzetelne zaplanowanie zapotrzebowania na gotówkę oraz określenie wąskich gardeł, jeśli chodzi o zaangażowanie zasobów.

KPI, raportowanie i analizy

System posiada wbudowane i aktualizowane automatycznie raporty i statystyki, które pozwalają kontrolować całą realizację budżetu, zarówno w ujęciu kosztowym, jak i przychodowym. Dodatkowo, system pozwala na zaimplementowanie raportów monitorujących. Poziom dostępu jest definiowany dla każdego raportu oddzielnie lub w ramach zdefiniowanych grup użytkowników (np. zarząd). Wszystkie raporty są dostępne on-line poprzez dowolne urządzenie wyposażone w przeglądarkę www. Zdefiniowanie wskaźników raportujących (KPI) oraz alertów o przekroczeniach spowoduje automatyczne wysyłanie raportów i zestawień, np. formie załącznika, na określone wcześniej adresy e-mail lub poprzez wiadomości sms wraz z linkiem do raportu (np. do kierownika projektu w momencie, gdy przekroczeniu ulegnie budżet lub pojedyncza linia budżetowa w ramach jego budżetu).

Otwarta integracja z systemami zewnętrznymi

eXant BCS może zostać zintegrowany z innymi aplikacjami biznesowymi np. klasy ERP i systemami zewnętrznymi. Oprócz informacji o dokumentach księgowych, dodatkowo mogą być pobierane informacje o zrealizowanych kwotach płatności w powiązaniu z umowami i fakturami. System jest wyposażony w gotowe rozwiązania do integracji z takimi rozwiązaniami jak SAP, Oracle EBS, IFS, MS Dynamics, Sage Symfonia, Comarch, TETA.