eXant kv

eXant ECM


Elektroniczny obieg dokumentów i zadań - workflow

eXant ECM - Elektroniczny obieg faktur i dokumentów księgowych


Elektroniczny obieg faktur i dokumentów księgowych - System workflow eXant

eXant ECM (Enterprise Content Management) to wielojęzyczny i zintegrowany system do zarządzania elektronicznym obiegiem dokumentów, zadań i informacji (workflow) w przedsiębiorstwie.


System pozwala na elastyczne projektowanie procesów obiegu dokumentów i zarządzanie dokumentami takimi jak rozliczanie faktur, procesy budżetowania inwestycji, procesy zakupowe, procesy kadrowe, zarządzanie umowami czy archiwum dokumentów. Centralne repozytorium, pozwala na rejestrację informacji i dokumentów dowolnego formatu, zapewnia bezpieczną archiwizację oraz szybki dostęp do zawartości.

eXant ECM, dzięki automatyzacji procesów zarządzania obiegiem dokumentów, wpływa na obniżenie kosztów administracyjnych, redukuje błędy pracowników i klientów oraz znacznie poprawia wydajność pracy.

Moduły systemu eXant ECM


Correspondence Management
Zarządzanie korespondencją

Zarządzanie korespondencją przychodzącą i wychodzącą przedsiębiorstwa, dzięki efektywnemu skanowaniu, przetwarzaniu (OCR), obiegu i składowaniu dokumentów.

więcej
Correspondence Management (Zarządzanie korespondencją i sekretariatem)

Moduł pozwala na zarządzanie korespondencją przychodzącą i wychodzącą przedsiębiorstwa. Skanowanie, mechanizm rozpoznawania treści (OCR) oraz rejestr dokumentów umożliwia redukcję kosztów administracyjnych oraz poprawia efektywność wyszukiwania poczty.

System workflow pozwala ponadto na uporządkowanie i przyspieszenie procesu obiegu korespondencji w przedsiębiorstwie. Wspiera zarówno procesy obiegu dokumentów przychodzących, jak i przygotowywanie odpowiedzi i pism w obiegu korespondencji wychodzącej.

Moduł pozwala na automatyczne przygotowywanie elektronicznej książki nadawczej, adresowanie kopert i generowanie dokumentów papierowych. Ponadto system integruje się z elektronicznym nadawcą Poczty Polskiej i usługami kurierskimi. Dzięki zarządzaniu przypomnieniami i ewidencji informacji o odbiorze korespondencji przez adresata, wpływa na poprawę obsługi klientów i partnerów przedsiębiorstwa.

Funkcjonalności

  • skanowanie i OCR poczty przychodzącej i wychodzącej
  • rejestr i archiwum korespondencji (poczta, email, fax itd.)
  • znakowanie dokumentów kodami kreskowymi
  • elektroniczna książka nadawcza
  • zaawansowane wyszukiwanie korespondencji
  • obieg tworzenia, akceptacji i weryfikacji dokumentów wychodzących
  • obieg dokumentów przychodzących
  • wersjonowanie i historia zmian dokumentów
  • łączenie dokumentów z fakturami
  • integracja z elektronicznym nadawcą Poczty Polskiej oraz z usługami kurierskimi
  • powiadomienia i alerty
  • podpis elektroniczny
  • raporty
 
Document
Repository
Repozytorium i archiwum dokumentów

Centralny rejestr zapewniający bezpieczny dostęp do dokumentów, ich wersjonowanie i przeszukiwanie.

więcej
Document Repository (Repozytorium i archiwum dokumentów)

Centralne repozytorium umożliwia bezpieczne przechowywanie dokumentów dowolnego typu oraz elektroniczne zarządzanie dokumentacją.

System pozwala na rejestrację do repozytorium dokumentów pochodzących z wielu źródeł (skan dokumentu, email, PDF itp.). Dzięki zawansowanemu silnikowi OCR oraz znakowaniu kodami kreskowymi, wprowadzanie dokumentów do systemu jest w pełni automatyczne, co wpływa na zwiększenie wydajności i ograniczenie kosztów administracyjnych.

Moduł zapewnia szybki i łatwy dostęp dla uprawnionych pracowników nie tylko do wniosków i formularzy elektronicznych, ale także skanów dokumentów papierowych, metadanych i innych informacji związanych z procesami biznesowymi. Dzięki temu na bieżąco można śledzić status dokumentów, procesów, wersji i zmian, co gwarantuje pełną kontrolę nad dokumentami.

Dzięki folderom fizycznym i logicznym (widokom), pracownicy mają wygodny i łatwy dostęp do informacji, których potrzebują. Repozytorium wyposażone jest w zaawansowaną, pełnotekstową wyszukiwarkę treści oraz umożliwia łączenie dokumentów, tak by zapewnić pracę na tzw. sprawach.

Moduł Document Repository jest skalowany i może stanowić centralny rejestr dokumentów pochodzących również systemów zewnętrznych. Dzięki temu można zapewnić kompletność i spójność informacji, wyeliminować dublowanie danych oraz zapewnić dostęp do dokumentów i informacji w jednym miejscu przez przeglądarkę internetową i telefon.

Funkcjonalności

  • centralny rejestr dokumentów i informacji
  • elektroniczne zarządzanie dokumentacją
  • przechowywanie dokumentów różnego typu w tym skanów dokumentów
  • obsługa wielu źródeł wejścia dokumentów (skan, email, PDF, fax, upload)
  • automatyczne rozpoznawanie treści (OCR)
  • znakowanie dokumentów kodami kreskowymi
  • podział dokumentów na foldery fizyczne i logiczne (widoki)
  • personalizacja dostępu do dokumentów
  • wersjonowanie dokumentów
  • historia zmian dokumentów
  • procedura check-in i check out dokumentów
  • integracja z systemami zewnętrznymi
  • raporty
 
Purchase Order Management
Zarządzanie zamówieniami zakupu

Usprawnienie procesu zakupów, dzięki automatyzacji procesu tworzenia zamówień, rejestracji dostaw, weryfikacji i akceptacji oraz ich porównania z fakturami zakupowymi i budżetami.

więcej
Purchase Order Management (Zarządzanie zamówieniami zakupu)

Moduł ten pozwala na usprawnienie procesu zakupów, dzięki automatyzacji procesu tworzenia zamówień zakupu, rejestracji dostaw, weryfikacji i akceptacji. Istnieje także możliwość ich porównania z fakturami kosztowymi.

Moduł wspiera nie tylko tworzenie zamówień zakupu, ale także obieg ich akceptacji i weryfikacji. Dzięki porównaniu zamówień z fakturami kosztowymi, podnosi skuteczność kontroli wydatków i znacznie upraszcza proces ich akceptacji przez kierownictwo.

Dzięki graficznemu modelerowi procesów (Workflow Designer), możliwe jest dostosowanie procesu weryfikacji i akceptacji zamówień zakupu do indywidulanych potrzeb przedsiębiorstwa.

Funkcjonalności

  • tworzenie zamówień zakupu w oparciu o katalog produktów i usług
  • elektronczny obieg weryfikacji i akceptacji zamówień
  • łączenie zamówień z umowami i fakturami zakupu
  • powiadomienia i alerty
  • integracja z systemami ERP
  • wsparcie dla wielu spółek w jednym systemie
  • raporty
 
Invoice
Management
Elektroniczny obieg faktur

Zarządzanie obiegiem dokumentów księgowych i kosztowych, w tym ich pozyskiwania, przetwarzania, weryfikacji i akceptacji.

więcej
Invoice Management (Obieg faktur)

Moduł ten pozwala na uporządkowanie oraz automatyzację procesów obiegu dokumentów księgowych w tym m.in. faktur zakupowych. System pozwala na rejestrację do repozytorium dokumentów kosztowych pochodzących z wielu źródeł (skan dokumentu, email, PDF itp.). Dzięki zawansowanemu silnikowi OCR wprowadzanie dokumentów do systemu jest w pełni automatyczne, co wpływa na zwiększenie wydajności i ograniczenie kosztów administracyjnych.

Moduł obiegu faktur pozwala na dekretację dokumentów, weryfikację, akceptację oraz automatycznie księgowanie w systemach finansowo-księgowych i ERP. System pozwala na wielowymiarową i zaawansowaną dekretację dokumentów księgowych, także przy wykorzystaniu słowników. Możliwość równoległej pracy nad weryfikacją i akceptacją każdej z pozycji faktury z osobna, znacznie przyspiesza i uelastycznia cały proces.

Dzięki graficznemu modelerowi procesów akceptacji dokumentów kosztowych (workflow designer), możliwe jest dostosowanie procesu weryfikacji do indywidulanych potrzeb przedsiębiorstwa.

Funkcjonalności

  • obsługa wielu źródeł wejścia dokumentów (skan, email, PDF, fax, upload)
  • automatyczne rozpoznawanie treści (OCR)
  • znakowanie dokumentów kodami kreskowymi
  • rejestr i archiwum dokumentów kosztowych, w tym faktur zakupowych
  • umożliwia wielowymiarowy opis dokumentów kosztowych
  • elastyczny proces obiegu akceptacji i weryfikacji dokumentów kosztowych uwzględniający równoległość zadań
  • powiadomienia i alerty
  • integracja z systemami ERP
  • wsparcie dla wielu spółek w jednym systemie
  • raporty
 
Capital Expenditure (CAPEX) Management
Budżety i wydatki inwestycyjne

Usprawnienie całego procesu inwestycyjnego (CAPEX), w tym zarządzanie wnioskami inwestycyjnymi, planowanie i realizacja budżetów inwestycyjnych oraz kontrola wydatków i planowanie cashflow.

więcej
Capital Expenditure (CAPEX) Management (Zarządzanie budżetami i wydatkami inwestycyjnymi)

Moduł umożliwia usprawnienie i automatyzację całego procesu inwestycyjnego (CAPEX), począwszy od procesowania wniosków inwestycyjnych oraz planowania budżetu, poprzez jego realizację, skończywszy na kontroli wydatków i zarządzaniu płynnością finansową (cashflow).

System pozwala na efektywne zarządzanie obiegiem tworzenia, weryfikacji i akceptacji wniosków inwestycyjnych. Elektroniczny formularz wniosku pozwala na wprowadzenie potrzebnych informacji na temat wydatku, budżetu, inwestycji i innych, a także dołączanie dokumentów i załączników.

System obiegu dokumentów umożliwia równolegle zaplanowanie budżetów inwestycyjnych, podzielonych na linie budżetowe, odpowiadającym danym rodzajom kosztów i przychodów. Dzięki wersjonowaniu i nadawaniu praw dostępu do poszczególnych części budżetów możliwe jest tworzenie scenariuszy oraz wspólna praca nad budżetami.

Dzięki wprowadzaniu faktur oraz umów i przypisywaniu kosztów do poszczególnych linii budżetowych, uprawnieni pracownicy mogą na bieżąco kontrolować realizację budżetów i otrzymywać powiadomienia na temat odstępstw. Pozwala to na bieżącą kontrolę wydatków oraz ich zgodności z wnioskami inwestycyjnymi, umowami i fakturami kosztowymi.

Integracja z modułem obiegu faktur daje możliwość akceptacji lub odrzucenia płatności, jeśli pracownik uzna, że dany koszt jest niezgodny z przyjętym budżetem. Ponadto dzięki harmonogramowi budżetu i planie finansowania, na bieżąco można zarządzać zapotrzebowaniem na gotówkę (cashflow).

Funkcjonalności

  • centralny rejestr wniosków inwestycyjnych
  • obieg tworzenia, akceptacji i weryfikacji wniosków inwestycyjnych
  • planowanie budżetów inwestycyjnych
  • budowanie scenariuszy budżetów oraz ich wersjonowanie
  • grupowa praca nad budżetami
  • kontrola faktur kosztowych versus wnioski inwestycyjne oraz budżet
  • planowanie finansowania inwestycji i cashflow
  • powiadomienia i alerty
  • integracja z systemem finansowo-księgowym
 
Sales Proposal Management
Zarządzanie ofertami

Automatyzacja procesu obsługi zapytań ofertowych i przygotowywania kompleksowych odpowiedzi (ofert) połączona z katalogiem produktów.

więcej
Sales Proposal Management (Zarzadzanie ofertami)

System kilkukrotnie przyspiesza proces przygotowywanie ofert i odpowiedzi na zapytania ofertowe. Moduł umożliwia współtworzenie ofert w zespole, na podstawie wcześniej przygotowywanych wzorców, automatycznie uzupełniając je danymi z zapytania ofertowego, katalogu produktów i usług oraz danymi marketingowymi. Pozycje produktowe w ofercie mogą pochodzić z katalogu produktów, znajdującym się w module Sales Proposal Management lub w systemie zewnętrznym (np. ERP).

System workflow pozwala na równoległą prace nad jedną ofertą przez wiele osób z zespołu. Dzięki obiegowi (workflow) prace nad ofertą może być prowadzona zarówno przez dział handlowy jak i techniczny, tak by po akceptacji kierownictwa, na koniec automatycznie stworzyć gotową ofertę w formie dokumentu zgodnego z wytycznymi marketingowymi oraz wysłać ją mailem lub pocztą do klienta (powiązanie z modułem Correspondence Management).

Dzięki graficznemu modelerowi procesów (Workflow Designer), możliwe jest dostosowanie procesu weryfikacji i akceptacji oferty do indywidulanych potrzeb przedsiębiorstwa.

Funkcjonalności

  • skanowanie i OCR zapytania ofertowego
  • automatycznie rozpoczęcie obiegu przygotowywania oferty w zależności od typu zapytania
  • równoległa praca wielu osób nad jedną ofertą
  • łącznie oferty z dokumentami powiązanymi
  • wykorzystanie katalogu produktów do przygotowywania oferty
  • obieg akceptacji i weryfikacji oferty
  • wysyłka oferty w formie email i pocztą tradycyjną
  • powiadomienia i alerty o terminach wykonania oferty
  • raporty
 
Contract
Management
Zarządzanie i elektroniczny obieg umów

Centralny rejestr umów połączony z zarządzaniem procesem workflow ich tworzenia, weryfikacji i akceptacji.

więcej
Contract Management (Zarządzanie i obieg umów)

Moduł pozwala na wdrożenie bezpiecznego i centralnego rejestru umów i aneksów w przedsiębiorstwie. Dzięki temu uprawnienie pracownicy mają dostęp do informacji na temat nie tylko już podpisanych umów i ich skanów, ale także statusów zawieranych umów.

Dzięki elektronicznemu obiegowi akceptacji umów (workflow), system pozwala na obniżenie kosztów administracyjnych, redukcję błędów przy weryfikacji zapisów umów oraz ograniczenie roli papierowych wersji dokumentów.

Moduł dzięki powiazaniu z obiegiem faktur i budżetowaniem, umożliwia kontrolę kosztów i proces realizacji zapisów umowy pod kątem księgowym i finansowym. Dzięki graficznemu modelerowi procesów (Workflow Designer), możliwe jest dostosowanie procesu weryfikacji i akceptacji umów do indywidulanych potrzeb przedsiębiorstwa.

Rozbudowany system powiadomień i alertów umożliwia pełną kontrolę nad terminami wygasania umów, mechanizm wersjonowania dba o jednolitość i spójność zapisów ich treści.

Funkcjonalności

  • centralny rejestr umów, z dostępem dla uprawnionych pracowników
  • łączenie aneksów i innych dokumentów do umów
  • akceptacji i weryfikacji umów
  • łatwe przeszukiwanie umów, także po skanie dokumentu
  • wersjonowanie i historia zmian umów
  • łączenie i porównywanie umów z fakturami zakupu i budżetami
  • znakowanie umów kodami kreskowymi
  • podpis elektroniczny
  • powiadomienia i alerty
  • raporty
 
Task
Management
Zarządzanie i delegowanie zadań

Sprawne zlecanie, delegowanie i kontrolowanie wykonywania zadań przez pracowników i podwykonawców.

więcej
Task Management (Zarządzanie i delegowanie zadań)

System obiegu dokumentów umożliwia tworzenie zadań przez przełożonych oraz ich dalsze delegowanie. Tworzenie zdań może być manualne lub automatyczne np. na bazie otrzymanego dokumentu przychodzącego. Moduł wspiera obsługę zadań grupowych oraz pozwala na hierarchizację. Po wyznaczeniu terminu i odbiorcy zadania, pozwala na wygodną kontrolę za pomocą kalendarza postępu prac oraz ewidencję czasu pracy.

System alertów dba o, ty by kierownik mógł zapanować nad oddelegowanymi zadaniami, a system powiadomień przypomina o zbliżających się terminach.

Moduł jest idealnych rozwiązaniem dla osób, które pracują projektowo i zarządzają znaczną ilością osób przebywających w różnych lokalizacjach.

Funkcjonalności

  • tworzenie zadań
  • obieg (workflow) pracy nad zadaniami
  • hierarchizacja zadań
  • delegowani zadań do pojedynczych pracowników lub grupy
  • zarządzanie terminami
  • kalendarz zadań
  • powiązanie zadań z dokumentami
  • powiadomienia i alerty
  • raporty
 
Leave
Management
Zarządzanie urlopami

Usprawnienie procesu obiegu wniosków urlopowych oraz planowanie i zarządzanie urlopami zintegrowane z systemami HR.

więcej
Leave Management (Zarządzanie urlopami)

System wspiera proces obiegu wniosków urlopowych każdego typu, w tym między innymi urlopu wypoczynkowego, na żądanie, okolicznościowego, bezpłatnego itd. i jest zgodny z obowiązującym prawem w Polsce.

Moduł niezależnie od integracji z systemem kadrowo-płacowym, pozwala na automatyczne wyliczanie i kontrolę dostępnego dla pracownika limitu urlopów. Ponadto pozwala na zarządzanie urlopami, tak, aby zautomatyzować i uprościć powtarzalne czynności wykonywane przez dział kadr.

Funkcjonalności

  • obieg (workflow) tworzenia, akceptacji i weryfikacji wniosków urlopowych
  • zarządzanie zastępstwami
  • rejestr i archiwum wniosków urlopowych
  • weryfikacja liczby dni wolnych
  • kontrola limitów dostępnych urlopów niezależna od ERP
  • zarządzanie urlopami
  • powiadomienia i alerty
  • podpis elektroniczny
  • raporty
 
Expense
Management
Zarządzanie delegacjami

Sprawne zarządzanie delegacjami pracowników, w tym rejestracja i akceptacja wniosków oraz rozliczenie zaliczek i kosztów podróży służbowych.

więcej
Expense Management (Zarządzanie delegacjami)

System umożliwia pracownikom składanie wniosków o delegację zarówno krajową jak i zagraniczną, opcjonalnie umożliwiając wygenerowanie wniosku o zaliczkę, obsługując przy tym proces jego akceptacji i wypłaty.

Moduł Expense Management wspiera także pracowników w rozliczaniu kosztów delegacji oraz pobranych zaliczek. Dzięki intuicyjnemu formularzowi zintegrowanego z mapą, moduł automatycznie ustala wysokość diety oraz oblicza kilometrówkę. Dzięki integracji z modułem obiegu faktur, pracownik jest w stanie przekazać faktury i rachunki kosztowe do działu kadr w formie elektronicznej, co znacznie przyspiesza i upraszcza proces rozliczeniowy.

Funkcjonalności

  • rejestracja wniosków o delegację krajową lub zagraniczną
  • obieg (workflow) akceptacji i weryfikacji wniosków
  • zarządzanie zastępstwami
  • możliwość automatycznego ustalania diet i kilometrówki
  • generowanie dokumentów i wypłata zaliczek
  • obieg (workflow) rozliczenia delegacji i zaliczek
  • rejestracja kosztów służbowych (faktur i rachunków)
  • integracja z systemem kadrowo-płacowym
  • powiadomienia i alerty
  • raporty
 

Dodatki do systemu eXant ECM


eXant ECM to skalowane, wielojęzyczne i elastyczne rozwiązanie. Dzięki Add-onom pozwala na rozszerzenie możliwości o jeszcze więcej funkcji, w tym graficzne modelowanie procesów i obiegów dokumentów.

Workflow Designer

Pozwala na graficzne modelowanie ścieżek procesów biznesowych i i elektronicznych obiegów dokumentów. Dzięki temu w łatwy sposób można projektować nowe procesy i zmieniać istniejące.

OCR Add-on

Pozwala na pełne rozpoznawanie treści zeskanowanych dokumentów i automatyczne ich przetwarzanie w systemie workflow.

Mobility Add-on

Pozwala na przeglądanie, weryfikację i akceptację dokumentów i wniosków za pomocą aplikacji mobilnej w telefonie komórkowym i na tablecie.

ERP Connector

Pozwala na sprawną i bezpieczną integrację eXant ECM z większością systemów ERP dostępnych na rynku takich jak: SAP, Comarch, Sage, MS Dynamics, IFS, Epicor.

eXant worldwide Polska  .  Wielka Brytania  .  Indie  .  Singapur  .  Sri Lanka  .  Nowa Zelandia  .  Australia
zamknij x

Ta strona korzysta z plików cookie. Korzystając ze strony wyrażasz zgodę na używanie cookie, zgodnie z aktualnymi ustawieniami przeglądarki. Więcej na ten temat w zakładce Polityka prywatności i cookies